Eraelulise teabe hoidmine

Omavalitsusasutuse tegevus on avalik. Samas võib meie asutusse sattuda Teie eraelulist teavet, seda juhul kui näiteks meile kirjutate või olete mõne menetluse osapooleks. Kui soovite meie materjalidega tutvuda, tuleb esitada teabenõue. Osa töötulemustest avaldame, aga Internetis. Töö käigus koguneb meile ka isikuandmeid – tundlikku ja eraelulist teavet. Isikuandmetele ligipääsu on seadus kitsendanud. Seega püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks.

Kui Teid huvitab, kas ja kuidas Teie isikuandmed meie kaudu teistele teatavaks saavad, siis lugege vastavaid selgitusi. Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele meie võrgulehel viidatakse (välislingid).

Need hõlmavad olukordi, kus Te:

Selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine

Teie isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.

Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/märgukirja/teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.

Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutuse-siseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie internetipõhises dokumendiregistris. Sealt on näha kirja saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi. Dokumendi pealkirjaks näitame internetis vastavalt „Selgitustaotlus“, „Märgukiri“ või „Teabenõue“. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutuse-siseselt. Teeme nii Teie eraelu kaitseks, kuna meile kirjutatakse sageli tundlikel teemadel.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga (sarjapiiranguga). Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis sarjapiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu (e)-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

Tagasi üles

Kaebuse, vaide läbivaatamine

Teie isikuandmeid kasutame asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Kui olete saatnud meile kaebuse/vaide, mille läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.

Kaebust/vaiet ja selle läbivaatamise materjale võime kasutada ka asutuse-siseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Statistikat ja kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:

  • e-posti teel (reeglina me e-kirju ei krüpteeri),
  • posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal);
  • faksi teel (üldjuhul isiku soovil).

Kasutame kättetoimetamisel aadressandmeid, mida menetlusosaline on ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Kui kättetoimetamine ei õnnestu, palume politseilt või välisesinduselt ametiabi. Samuti võime avaldada ettekirjutuse või vaideotsuse resolutiivosa internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded“. Resolutiivosa on haldusakti see osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema. Kui resolutiivosa avaldamine võib liigselt riivata Teie kui kaebuse/vaide esitaja eraelu, küsime enne avaldamist Teie seisukohta.

Kaebuste/vaiete andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie internetipõhises dokumendiregistris. Sealt on näha dokumendi saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi. Dokumendi pealkirjaks näitame internetis vastavalt „Kaebus“ või „Vaie“. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutuse-siseselt. Teeme nii Teie eraelu kaitseks, kuna meile kirjutatakse sageli tundlikel teemadel.

Kaebused/vaided ja sellealane kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga (sarjapiiranguga). Kui keegi tahab sellega tutvuda ja esitab teabenõude, siis sarjapiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu (e)-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Kaebusi/vaideid ja sellealast kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

Seadus lubab meil järelevalvemenetlustega seotud asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalik huvi ( avaliku teabe seaduse § 38 lg 1, § 30 lg 4). Seda õigust kavatseme kasutada üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi.

Tagasi üles

Delikaatsete isikuandmete töötlemise registreerimine

Delikaatsete isikuandmete töötlejad peavad töötlemise registreerima Andmekaitse Inspektsioonis peetavas registris. Teine võimalus on lasta kanda registrisse isikuandmete kaitse eest vastutav isik.

Valga Maavalitsuses on maavanema 02.03.2012 korraldusega nr.1-1/72 määratud delikaatsete isikuandmete vastutajaks maasekretär Tõnis Lass. Samuti on kindlaks määratud delikaatsete isikuandmete volitatud töötlejad maavalitsuses osakondade kaupa.

Registrikanded on avalikud, neid saab vaadata meie võrgulehel. Kanded sisaldavad ka meie haldusakte registrisse kantud töötlejate kohta (ettekirjutused jms – dokumendiregistri linkidena).

Registrikannete alusdokumendid on kättesaadavad teabenõude korras. Osalt on alusdokumendid juurdepääsupiiranguga (nt turvameetmete kirjeldused).

Juurdepääsupiiranguga registriteave on kättesaadav isikuandmete töötlejale endale (sh tema õigusjärglasele, seaduslikule või volitatud esindajale), samuti pädevale ametiisikule seadusest tuleneva ülesande täitmiseks.

Registrikandeid säilitatakse alaliselt. Registrikannete alusdokumente, samuti kehtetuid registrikandeid isikuandmete kaitse eest vastutavate isikute kohta säilitatakse 5 aastat pärast kande kehtetuks muutmist.

Tagasi üles

Võrgulehe külastamine, küsitlustel osalemine

Meie võrgulehe külastajate andmeid, samuti meie korraldatud küsitlustes osalejate andmeid avaldame üksnes isikustamata kujul.

Tagasi üles

Meile tööle kandideerimine

  • lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;
  • eeldame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda;
  • kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud;
  • kandidaadil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;
  • teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;
  • mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame vaidlustamistähtaja jooksul (1 aasta);

· kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Tagasi üles

Õigus tutvuda enda andmetega

Teil on õigus tutvuda andmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Kui soovite nende väljastamist paberil, võtame seaduse kohaselt paljundustasu alates 21. leheküljest 0.20 senti lehekülje eest.

Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:

a) kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,

b) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,

c) raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,

d) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist.

Kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist.

Teil on õigus esitada meie otsuste peale vaie või pöörduda halduskohtusse.

Tagasi üles

Viimati uuendatud ( teisipäev, 13 november 2012 )